Google Drive adalah layanan gratis dari Google yang memungkinkan Anda menyimpan file online dan mengaksesnya di mana saja menggunakan cloud . Google Drive juga memberi Anda akses ke aplikasi berbasis web gratis untuk membuat dokumen, spreadsheet, presentasi, dan lainnya.
Mengapa menggunakan Google Drive?
Google Drive adalah salah satu layanan penyimpanan cloud paling populer yang tersedia saat ini. Jika Anda belum pernah menggunakan layanan penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive sebelumnya, luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan manfaat menjaga file Anda online. Karena file dapat diakses dari komputer mana pun dengan koneksi Internet, Google Drive menghilangkan kebutuhan untuk mengirim email atau menyimpan file ke drive USB. Dan karena Google Drive memungkinkan Anda berbagi file, bekerja dengan orang lain menjadi lebih mudah.
Cara Membuat file di Google Drive
Google Drive tidak hanya menyimpan file Anda; tetapi juga memungkinkan Anda untuk membuat, berbagi, dan mengelola dokumen dengan aplikasi produktivitasnya sendiri. Jika Anda pernah menggunakan suite seperti Microsoft Office, beberapa hal tentang aplikasi Google Drive mungkin tampak familier. Misalnya, jenis file yang dapat Anda gunakan sama dengan file yang dapat dibuat dengan berbagai program Microsoft Office.
Berikut adalah jenis file yang dapat Anda buat dan bagikan di Google Drive:
- Dokumen: Untuk menulis surat, selebaran, esai, dan file berbasis teks lainnya (mirip dengan dokumen Microsoft Word)
- Spreadsheet: Untuk menyimpan dan mengatur informasi (mirip dengan buku kerja Microsoft Excel)
- Presentasi: Untuk membuat tayangan slide (mirip dengan presentasi Microsoft PowerPoint)
- Formulir: Untuk mengumpulkan dan mengatur data
- Gambar: Untuk membuat grafik atau diagram vektor sederhana
Memulai dengan Google Drive
Membuat akun Google
Untuk menggunakan Google Drive, Anda memerlukan akun Google. Akun Google gratis, dan mendaftar untuk itu cukup sederhana. Untuk membuat akun Google, Anda harus memasukkan beberapa informasi, termasuk nama , tanggal lahir , dan lokasi Anda . Membuat akun Google akan secara otomatis membuat alamat email Gmail dan profil Google+ .
Jika Anda memiliki alamat Gmail, Anda sudah memiliki akun Google , jadi Anda tidak perlu membuat akun — Anda dapat masuk ke Drive menggunakan informasi Gmail Anda.
Untuk membuat akun Google, ikuti langkah berikut :
1. Buka www.google.com. Temukan dan pilih tombol Masuk / Sign in di sudut kanan atas halaman.
1. Buka www.google.com. Temukan dan pilih tombol Masuk / Sign in di sudut kanan atas halaman.
2. Klik Buat akun / Create account.
3. Formulir pendaftaran akan muncul. Ikuti petunjuk dan masukkan informasi yang diperlukan.
4. Selanjutnya masukkan nomor telepon Anda dan klik next. Google akan mengirimkan kode verifikasi ke ponsel Anda yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikan proses pendaftaran.
5. Masukkan kode verifikasi yang dikirim ke ponsel Anda dan klik Verify.
6. Halaman informasi pribadi akan muncul. Ikuti arahan dan masukkan informasi Anda, termasuk tanggal lahir dan jenis kelamin Anda. Lalu klik next.
7. Tinjau Ketentuan Layanan dan Kebijakan Privasi Google , lalu klik I Agree .
8. Akun Anda akan dibuat.
Catatan :
Sama seperti layanan online lainnya, penting untuk memilih kata sandi yang kuat — dengan kata lain, kata sandi yang sulit ditebak seseorang.
Cara Mengakses Google Drive
Setelah menyiapkan akun Google, Anda dapat mengakses Google Drive dengan membuka http://drive.google.com di peramban web Anda.
Anda juga dapat menavigasi ke Google Drive dari halaman Google mana saja (seperti Gmail atau pencarian Google) dengan memilih ikon kisi di dekat sudut kanan atas, lalu mengklik Drive .
Antarmuka Google Drive
Google Drive Anda mungkin kosong sekarang, tetapi saat Anda mulai mengunggah dan membuat file, Anda harus tahu cara melihat, mengelola, dan mengaturnya di antarmuka .
Klik tombol di interaktif di bawah ini agar menjadi terbiasa dengan antarmuka Google Drive.
Google Drive untuk perangkat seluler
Tersedia untuk iOS dan Android , aplikasi seluler Google Drive memungkinkan Anda melihat dan mengunggah file ke Google Drive menggunakan perangkat seluler Anda.
Google juga memiliki aplikasi seluler terpisah untuk membuat dan mengedit dokumen, spreadsheet, dan presentasi. Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat posting blog Google di aplikasi seluler baru untuk Documents, Spreadsheet, dan Slide .
Google Drive untuk desktop
Jika Anda lebih suka bekerja di desktop, Anda dapat mengunduh aplikasi desktop Google Drive ke komputer Anda. Tersedia untuk Windows dan OS X, aplikasi ini membuatnya sedikit lebih mudah untuk mengunggah file yang ada dan bekerja offline. Setelah diinstal, Anda akan melihat folder Google Drive baru di komputer Anda. File apa pun yang Anda pindahkan ke folder ini akan secara otomatis diunggah ke Google Drive Anda.
Cara Membuat file baru
Google Drive memberi Anda akses ke serangkaian alat yang memungkinkan Anda membuat dan mengedit berbagai file, termasuk dokumen, spreadsheet, dan presentasi . Ada lima jenis file yang dapat Anda buat di Google Drive:
- Dokumen: Untuk menulis surat, selebaran, esai, dan file berbasis teks lainnya (mirip dengan dokumen Microsoft Word)
- Spreadsheet: Untuk menyimpan dan mengatur informasi (mirip dengan buku kerja Microsoft Excel)
- Presentasi: Untuk membuat tayangan slide (mirip dengan presentasi Microsoft PowerPoint)
- Formulir: Untuk mengumpulkan dan mengatur data
- Gambar: Untuk membuat grafik atau diagram vektor sederhana
Untuk membuat file baru:
1. Dari Google Drive, temukan dan pilih tombol New , lalu pilih jenis file yang ingin Anda buat. Dalam contoh kami, kami akan memilih Google Docs untuk membuat dokumen baru .
2. File baru Anda akan muncul di tab baru di browser Anda. Temukan dan pilih Untitled document di sudut kiri atas.
3. Kotak dialog Ganti nama akan muncul. Ketikkan nama untuk file Anda, lalu klik OK.
4. File Anda akan diganti namanya . Anda dapat mengakses file kapan saja dari Google Drive Anda, tempat file itu akan disimpan secara otomatis. Cukup klik dua kali untuk membuka file lagi.
Catatan :
Anda mungkin memperhatikan bahwa tidak ada tombol Save untuk file Anda. Ini karena Google Drive menggunakan penyimpanan otomatis atau autosave, yang secara otomatis dan segera menyimpan file Anda saat Anda mengeditnya.
Cara Menggunakan templat
Sebuah Template adalah file pra-desain yang dapat digunakan untuk dengan cepat membuat dokumen baru. Template sering menyertakan pemformatan dan desain khusus, sehingga mereka dapat menghemat banyak waktu dan usaha saat memulai proyek baru. Sebagian besar templat dirancang untuk membantu Anda membuat jenis file tertentu. Misalnya, Anda dapat menggunakan templat untuk membuat resume atau buletin dengan cepat .
Anda dapat menemukan berbagai pilihan template di Galeri Template Google Drive . Sayangnya, kami temukan bahwa banyak dari templat ini tidak dirancang dengan sangat baik, dan seringkali sulit untuk menemukan templat tertentu di dalam galeri. Karena alasan ini, kami sarankan untuk menggunakan template yang dibuat oleh Google, yang cenderung memiliki kualitas lebih tinggi daripada template yang dikirimkan pengguna.
Untuk menggunakan templat Google resmi, caranya :
1. Arahkan ke galeri templat google.
2. Ketika Anda telah menemukan templat yang ingin Anda gunakan, klik Template tersebut untuk memilihnya.
3. File baru akan dibuat dengan templat yang dipilih. Anda kemudian dapat menyesuaikan file dengan informasi sesuai dengan Anda sendiri.
Cara Mengunggah dan menyinkronkan file
Google Drive memudahkan untuk menyimpan dan mengakses file Anda secara online di cloud , memungkinkan Anda untuk mengaksesnya dari komputer mana pun dengan koneksi Internet. Jika Anda mengunggah file dari program yang kompatibel seperti Microsoft Word atau Excel, Anda bahkan dapat mengeditnya di Google Drive.
Mengunggah file ke Google Drive
Google Drive memberi Anda 15 gigabyte (15GB) ruang penyimpanan gratis untuk mengunggah file dari komputer Anda dan menyimpannya di cloud. Ada dua jenis file utama yang dapat Anda simpan di Google Drive Anda:
- File yang dapat Anda edit , seperti file Microsoft Office, PDF, dan file berbasis teks lainnya
- File yang tidak dapat diedit , seperti musik, video, arsip terkompresi (file .zip), dan sebagian besar file lainnya
Setelah Anda mengunggah file — apa pun jenis file itu — Anda akan dapat mengelola , mengatur , berbagi , dan mengaksesnya dari mana saja. Dan karena file di Google Drive disinkronkan di perangkat Anda, Anda akan selalu melihat versi file terbaru.
Anda juga dapat melihat pratinjau berbagai jenis file, bahkan jika Anda tidak memiliki perangkat lunak yang diperlukan untuk file itu di komputer Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan Google Drive untuk melihat pratinjau file Photoshop, bahkan jika Photoshop tidak diinstal pada komputer Anda saat ini.
Konversi file ke format Google Drive
Jika Anda mengunggah file yang akan diedit online, Anda harus mengonversinya ke format Google Drive. Konversi memungkinkan Anda mengedit file dan berkolaborasi dengan orang lain dengan mudah. Hanya jenis file tertentu — seperti file Microsoft Office dan dokumen PDF — yang dapat dikonversi ke format Google Drive.
Sayangnya, konversi ini tidak selalu sempurna. Bergantung pada tingkat pemformatan yang digunakan dalam dokumen asli, dokumen yang dikonversi dapat terlihat sangat berbeda, seperti yang ditunjukkan pada contoh di bawah ini.
Perubahan konversi tidak selalu hanya pada tampilan — Anda bahkan dapat kehilangan informasi dari file asli. Anda harus selalu meninjau file yang telah dikonversi sebelum membagikannya dengan orang lain. Ingat, Anda selalu memiliki opsi untuk menyimpan file Anda dalam format file aslinya jika Anda memilih untuk tidak mengedit file secara online.
Cara Mengunggah file dan folder
Sangat mudah untuk mengunggah file dari komputer Anda ke Google Drive. Jika Anda menggunakan browser web Google Chrome, Anda bahkan dapat mengunggah seluruh folder .
Untuk mengunggah file, caranya adalah :
1. Dari Google Drive, cari dan pilih tombol New, lalu pilih File Upload.
2. Cari dan pilih file yang Anda ingin upload, lalu klik Open.
3. File akan diunggah ke Google Drive Anda.
Bergantung pada browser dan sistem operasi Anda, Anda mungkin dapat mengunggah file dengan mengklik dan menyeret file dari komputer Anda ke Google Drive Anda.
Untuk mengunggah folder caranya adalah :
Catatan : Fitur ini hanya tersedia jika Anda mengakses Google Drive melalui Google Chrome.
1. Klik tombol New, lalu pilih Folder Upload .
2. Temukan dan pilih folder yang ingin Anda unggah, lalu klik OK .
Konversi file ke format Google Documents
Saat Anda mengunggah jenis file tertentu — seperti file Microsoft Office atau dokumen PDF — Anda hanya dapat melihat file-file itu. Jika Anda ingin mengedit jenis file ini di Google Drive, Anda harus mengonversinya ke format Google Documents.
Untuk mengonversi file, caranya adalah :
1. Temukan dan klik dua kali file yang ingin Anda edit.
2. Pratinjau file akan muncul. Pilih Buka di bagian atas layar.
3. File akan dikonversi ke dokumen Google dan muncul di tab baru.
4. Jika Anda kembali ke Google Drive, Anda akan melihat bahwa sekarang ada dua salinan file: file asli dan versi baru dalam format Google Documents.
Catatan :
Anda dapat mengatur Google Drive untuk mengonversi file Anda secara otomatis saat Anda mengunggahnya. Klik ikon roda gigi , pilih Setting, lalu centang kotak di sebelah Convert uploaded file.
Cara Mengelola file Anda Google Drive
Setelah menggunakan Google Drive untuk sementara waktu, Anda mungkin kesulitan melacak semua file Anda. Untungnya, Drive menawarkan beberapa fitur untuk membantu Anda mengelola dan mengaturnya.
Mencari file
Pencarian memungkinkan Anda mencari file tertentu menggunakan kata-kata yang terkandung dalam file atau nama file. Untuk melakukan ini, cari bilah pencarian , lalu masukkan kata atau nama file yang Anda cari. Daftar pencarian dan file yang disarankan akan muncul saat Anda mengetik. Cukup klik file untuk membukanya langsung dari hasil pencarian. Anda juga dapat menekan tombol Enter untuk melihat daftar lengkap hasil pencarian.
Menyortir file
Secara default, file Anda sudah diurutkan dari yang terbaru ke yang terlama. Namun, Anda bisa menerapkan cara lain untuk meletakkan file Anda dalam urutan yang berbeda. Untuk mengurutkan berdasarkan nama, klik tombol Name tepat di atas daftar file. Untuk mengurutkan berdasarkan tanggal, klik tombol Last modified , lalu pilih opsi pengurutan yang diinginkan.
Untuk menerapkan filter, caranya adalah :
;
Filter memungkinkan Anda menyembunyikan file yang tidak penting dan hanya fokus pada yang Anda minati. Misalnya, jika Anda mencari presentasi , Anda bisa menggunakan filter untuk mempersempit file yang terlihat sehingga Anda hanya akan melihat presentasi.
1. Temukan dan pilih panah Opsi pencarian di bilah pencarian.
2. Pilih filter yang ingin Anda gunakan. Dalam contoh kami, kami akan menetapkan filter untuk tipe file .
3. Pilih filter yang diinginkan. Dalam contoh kami, kami akan memilih dokumen teks .
4. Klik tombol Search atau tekan tombol Enter untuk menerapkan filter.
5. Hanya file yang cocok dengan filter yang akan muncul.
Untuk menghapus filter, pilih teks di bilah pencarian, lalu tekan tombol Backspace atau Delete .
Cara Mengatur file Anda
Setelah Anda mulai menambahkan file ke Google Drive, Anda dapat menggunakan folder untuk membantu mengatur dan mengelompokkannya. Folder di Google Drive berfungsi seperti folder di komputer Anda.
Untuk membuat folder:
1. Dari Google Drive, klik tombol New , lalu pilih Folder dari menu drop-down.
2. Kotak dialog akan muncul. Masukkan nama untuk folder Anda, lalu klik Create.
3. Folder Anda akan muncul di sebelah kiri di bawah My Drive . Anda mungkin perlu mengklik panah drop-down untuk melihat folder Anda.
Untuk memindahkan file ke folder:
1. Klik dan seret file ke folder yang diinginkan .
2. File akan muncul di folder yang dipilih.
Untuk menambahkan beberapa file ke folder yang sama, tekan dan tahan tombol Ctrl (atau Command pada Mac), lalu klik untuk memilih setiap file yang diinginkan. Saat Anda siap, klik dan seret file ke folder yang diinginkan.
Untuk menghapus file:
Menghapus file dari Google Drive Anda mirip dengan menghapus file dari komputer Anda. Anda harus memindahkan file ke folder Trash dan kemudian menghapusnya secara permanen , sama seperti Anda akan menghapus file dari Trash atau Recycle Bin di komputer Anda.
1. Pilih file yang ingin Anda hapus, lalu klik tombol Hapus/ sampah untuk memindahkan file ke folder Sampah.
2. Pilih Trash /Sampah di panel navigasi kiri.
3. Folder Sampah akan muncul. Klik Trash di dekat bagian atas layar, lalu pilih Empty Trash . File-file akan dihapus secara permanen.
Untuk mempratinjau file:
Mempratinjau file adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda membuka versi file yang tepat atau melihat file dengan cepat tanpa membukanya.
1. Pilih file yang ingin Anda pratinjau, lalu klik tombol Preview.
2. Sebuah pratinjau file akan muncul.
Mengklik kanan
Mengklik kanan memungkinkan Anda untuk mengakses daftar tindakan lengkap untuk file apa pun. Sebagian besar tindakan yang tercantum di sini dapat diakses di tempat lain di Google Drive, tetapi berfungsi sebagai jalan pintas yang hebat.
Cara Berbagi dan berkolaborasi dalam file
Google Drive mempermudah berbagi file Anda. Ini juga memungkinkan banyak orang untuk mengedit file yang sama, memungkinkan kolaborasi real time.
Cara Berbagi file
Setiap kali Anda berbagi file dari Google Drive, Anda dapat membiarkan orang lain melihat dan bahkan mengedit file yang sama. Meskipun Anda dapat berbagi file apa pun yang disimpan di Google Drive Anda, penting untuk dicatat bahwa Anda hanya dapat menggunakan fitur kolaborasi untuk file yang dibuat dalam Drive Anda.
Mari kita lihat contoh Dina, seorang guru seni yang menggunakan Google Drive-nya untuk mengatur surat, rencana pelajaran, dan banyak lagi. File Dina meliputi:
- File-file yang dirahasiakan, seperti spreadsheet-nya dengan keuangan kelas
- File yang ia izinkan orang lain edit, seperti dokumen perencanaan pelajaran yang ia buat bersama rekan gurunya
- File yang dia bagikan secara publik dan tidak membiarkan orang lain mengedit , seperti buletin dan pengumuman yang dia bagikan dengan siswa dan orang tua mereka
- File yang dibagikan orang lain dengannya , termasuk yang dapat diedit, seperti inventaris persediaan rekan guru; dan yang tidak bisa, seperti jadwal yang dikirim kepadanya oleh kepala sekolah
Seperti yang Anda tahu, tidak ada pengaturan berbagi tunggal yang tepat untuk semua file Dina. Pengaturan yang Anda pilih untuk masing-masing file yang Anda bagikan mungkin akan bergantung pada mengapa Anda membagikannya di tempat pertama.
Saat Anda berbagi file dengan sekelompok orang terbatas , kolaborator Anda harus masuk dengan akun Google untuk melihat atau mengedit file. Namun, ketika Anda berbagi dengan grup yang lebih besar atau menjadikan file publik , kolaborator Anda tidak akan memerlukan akun Google untuk mengakses file.
Untuk berbagi file dengan sekelompok orang terbatas:
1. Temukan dan pilih file yang ingin Anda bagikan, lalu klik tombol Share.
2. Kotak dialog akan muncul. Di kotak Orang , ketikkan alamat email orang yang ingin Anda bagikan file. Jika mau, Anda dapat menambahkan pesan yang akan diemail ke orang yang Anda bagikan file.
3. Klik Send . File Anda akan dibagikan.
Untuk kontrol lebih besar atas file Anda, Anda dapat mengklik panah drop-down untuk memutuskan apakah orang dapat mengedit, mengomentari, atau hanya melihat file.
Cara Berbagia dengan link / tautan
Anda dapat dengan mudah berbagi file dengan sekelompok orang yang lebih besar dengan memberikan tautan ke file apa pun di Google Drive Anda. Sebuah link yang pada dasarnya adalah sebuah URL atau alamat web untuk file yang Anda ingin berbagi. Ini bisa sangat membantu untuk file yang terlalu besar untuk dikirim sebagai lampiran email, seperti file musik atau video. Anda juga dapat berbagi file dengan memposting tautan ke halaman web publik. Siapa pun yang mengklik tautan akan diarahkan ke file.
Untuk membagikan tautan:
1. Temukan dan pilih file yang ingin Anda bagikan, lalu klik tombol Share.
2. Kotak dialog akan muncul. Klik Get shareable link.
3. Tautan ke file akan disalin/ copy ke papan klip web Anda. Anda kemudian dapat mem paste/ menempelkan tautan dalam pesan email atau di Web untuk membagikan file. Setelah selesai, klik Done.
File yang dibagikan dengan Anda
Orang juga dapat memilih untuk berbagi file dengan Anda. File-file ini akan muncul di folder Shared with Me Anda . Namun, jika Anda lebih suka mengakses file dari Google Drive Anda tanpa beralih ke tampilan ini, Anda dapat memindahkannya. Untuk melakukan ini, navigasikan ke folder Shared with Me Anda, arahkan mouse ke file yang diinginkan, lalu pilih Tambahkan ke my Drive.
Alat kolaborasi
Setiap kali Anda berbagi file dalam format Google Drive, Anda akan memiliki opsi untuk memungkinkan co-editor Anda mengubah dan mengedit file. Google Drive menawarkan beberapa alat yang meningkatkan kolaborasi dengan membuatnya lebih mudah untuk berkomunikasi dengan co-editor Anda dan untuk melihat perubahan mana yang telah dibuat dan oleh siapa.
Klik tombol di interaktif di bawah ini untuk mempelajari tentang fitur kolaborasi di Google Drive.
Mode saran
Google Drive juga memiliki fitur yang disebut mode Menyarankan, yang mirip dengan fitur Track Changes di Microsoft Office. Ini memungkinkan masing-masing kolaborator untuk membuat perubahan, sementara memberi kolaborator lain kesempatan untuk meninjau perubahan sebelum menjadikannya permanen. Halaman ini memiliki informasi lebih lanjut tentang cara melakukan pengeditan yang disarankan dan menerima atau menolak perubahan orang lain.
Mengunduh dan mencetak file dari Google Drive
Setelah Anda membuat file, itu akan dapat diakses setiap kali Anda masuk ke Google Drive. Namun, ada kalanya Anda ingin mengunduh atau mencetak file untuk akses offline .
Untuk mengunduh file, caranya :
1. Temukan dan klik kanan file yang ingin Anda unduh, lalu pilih Download .
2. File akan diunduh ke komputer Anda.
Untuk memilih format file:
Secara default, Google Drive akan memilih format file yang paling umum setiap kali Anda mengunduh file. Misalnya, jika Anda mengunduh Dokumen Google, dokumen itu akan secara otomatis disimpan sebagai file .docx , yang digunakan oleh Microsoft Word dan sebagian besar pengolah kata lainnya. Namun, ada kalanya Anda ingin memilih format yang berbeda, seperti PDF.
1. Klik dua kali file yang diinginkan untuk membukanya.
2. File akan muncul di tab baru. Pilih File & Download As , lalu pilih jenis file yang diinginkan. Dalam contoh ini, kita akan memilih Dokumen PDF (.pdf) .
3. File akan diunduh ke komputer Anda dalam jenis file yang diinginkan.
Untuk mencetak file:
1. Klik dua kali file yang diinginkan untuk membukanya.
2. Pilih File & Print .
3.Kotak dialog Print akan muncul, bersama dengan preview file Anda di sebelah kanan. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik Print .
Perhatikan bahwa opsi ini bervariasi tergantung pada jenis file yang Anda cetak. Misalnya, Anda akan memiliki opsi berbeda untuk mencetak spreadsheet dengan Anda akan mencetak presentasi.